“Registros documentais contemporâneos como prova de ação” de Luciana Duranti

Luciana Duranti em seu trabalho “Registros documentais contemporâneos como prova de ação” preocupou-se com uma série de questões contemporâneas como a reafirmação e adequação do profissional arquivista frente às mudanças de atitude relacionadas aos direitos de acesso à informação por parte dos cidadãos.

Assim como do risco de manipulação e obsolescência da documentação eletrônica, dependência dos sistemas de hardware e software e o fato dos profissionais tecnólogos ainda terem dificuldade em compreender a finalidade e natureza dos registros documentais.

Nesse sentido, os arquivistas precisariam repensar o papel social das suas instituições e articularem novos objetivos. A autora questiona se a necessidade de se reexaminar deveria ser feita dentro de um novo esquema explicativo. A nova realidade informacional provocou certa crise em pressupostos básicos da Arquivologia.

Diálogos entre o conhecimento tradicional e os novos conhecimentos

No entanto, Duranti alerta para o fato de que rejeitar os mesmos levaria ao vazio. Ela sugere que seja realizada uma interação, um diálogo entre o conhecimento tradicional e os novos para que ocorram as transformações necessárias.

Os documentos arquivísticos (registros documentais) representam um tipo de conhecimento único, na medida em que, foram gerados ou recebidos no curso das atividades pessoais e/ou institucionais. 

Os registros servem de prova para suposições e conclusões relacionadas à essas atividades. Por tudo isso, esses registros sempre foram considerados como de confiança e preservados em concordância com procedimentos administrativos estabelecidos. 

A responsabilidade do arquivista como guardião dos registros aumentou consideravelmente. Duranti lista como sendo cinco as características dos registros documentais:

1. Imparcialidade

Os documentos não são produzidos necessariamente para a posteridade nem com a expectativa de que serão levados à público. 

São produzidos em um primeiro momento visando o desenvolvimento de atividades e rotinas. O que não significa que o documento esteja isento das ideologias da instituição produtora.

2. Autenticidade 

Documentos são idênticos porque são criados, mantidos e conservados sob custódia em concordância com uma série de procedimentos regulares que podem ser comprovados. 

A autenticidade de um documento encontra-se diretamente relacionada ao continuum do ato de criação, manutenção e por fim, custódia.

3. Naturalidade

São acumulados “naturalmente” de acordo com as funções das atividades da Administração de determinada instituição ou pessoa física.

4. Inter-relacionamento

Os documentos estabelecem relações no decorrer das transações. Nesse sentido, um único documento não se constitui em testemunho suficiente do curso dos fatos. 

Os documentos estão interligados desde o momento em que são produzidos ou recebidos.

5. Unicidade

Cada registro documental assume um lugar único na estrutura do grupo a qual pertence. As cópias podem existir (no mesmo grupo ou em outros), porém, cada cópia é única em seu lugar.

 O complexo de suas relações com demais registros é sempre único.

As cinco características fazem com que a análise dos registros documentais seja o método básico pelo qual podem se compreender o passado (imediato e histórico) para fins administrativos ou culturais. 

Os fatos passados não podem ser repetidamente reproduzidos e observados. Este é, por essência não verificável e só descoberto por meio de dedução. A História e o Direito dependem mais de probabilidades lógica do que de certezas.

 Documentos como Prova

Os documentos para serem usados como prova de fatos devem subordinar-se a pelo menos uma das regras seguintes: regra da melhor prova, regra da autenticação e regra da garantia circunstancial de fidedignidade.

1. Regra da melhor prova

Um documento original se constitui na fonte mais confiável do que ele contém.

2. Regra da Autenticação

A parte que apresenta o documento enquanto prova deve introduzir alguma outra prova externa.

3. Regra da garantia circunstancial de fidedignidade

Esta regra leva em consideraçãoa adequação das circunstâncias de criação de um registro como substituto para garantia de interrogatório de testemunha. 

Tem como requisito a obrigatoriedade que o documento tenha sido criado no momento (ou muito próximo do momento) do evento. E por alguém detentor do conhecimento sobre o assunto.

Os registros documentais, na medida em que, são imparciais em relação à sua criação, autênticos em seus procedimentos, inter-relacionados quanto ao conteúdo encontram-se aptos a satisfazer os requisitos da legislação a respeito do valor probatório. E se constituem na melhor forma de prova documental. 

Duranti ressalta que os registros, para além das aspirações do direito e da história, trabalham em função da chamada “transparência das ações”. Pois prestar contas é um dever e um costume não necessariamente democrático. 

É uma obrigação geralmente associada com a responsabilidade e uma das maiores qualidades da administração pública é justamente a transparência das ações do processo administrativo.

Preservação e responsabilidade dos atos

Somente pela preservação de um registro (satisfatório ou completo) dos acontecimentos é que aqueles que participaram de suas ações poderão ser responsabilizados por elas.

No entanto, é um problema sério quando os gestores de arquivos e programadores de sistemas de informação não percebem com clareza a natureza comprobatória dos registros. 

Acrescente-se a ideia apresentada de que tanto historiadores como arquivistas tem lamentado que os produtores de documentos desenvolveram um medo intenso de críticas. E os registros têm sido mais utilizados como prestação de contas política do que administrativa.

A prestação de contas para Jane Parkinson define-se como uma necessidade de prover e receber a explicação de uma geração para outra. Duranti conclui que a prestação de contas é uma das funções dos registros. Estes são provas confiáveis de ações e tal confiabilidade deve-se às circunstâncias de sua criação.

Seguindo essa linha de pensamento, então prestar contas através dos registros implica também prestar contas aos registros. Nesse contexto é que o arquivista contemporâneo necessita mudar sua postura e abordagem em relação à preservação de documentos pelas circunstâncias (sócio-culturais, tecnológicas e administrativas) de criação dos registros contemporâneos.

Respeito aos fundos e à ordem original

Duranti afirma que não existe dúvida de que os dois princípios fundamentais da Arquivologia, o respeito aos fundos (ou princípio da proveniência) e respeito à ordem original dão ênfase à importância das origens administrativas dos registros.

Com a emergência dos sistemas eletrônicos de informação uma nova realidade informacional e documental foi criada fazendo com que os arquivistas tenham dificuldade em assimilar a existência de uma realidade documental.

A autora afirma que a ligação e confiança depositada pelos arquivistas na realidade física dos arquivos foi determinante em seu fracasso em reconhecer a essência das coisas que estão observando no referido contexto. O que fez com que eles tivessem a falsa impressão de que a realidade mudou fundamentalmente.

A prática arquivística é diferente da teoria

Os arquivistas precisariam se conscientizar que a prática arquivística é diferente da teoria. Precisam saber distingui-las e redescobrir o que é um registro, saber diferenciar o original de uma cópia autêntica e principalmente, redescobrir a relação entre registros e atos e refletir sobre seu papel e local de atuação frente aos novos sistemas eletrônicos de informação.