O "Diagnóstico de Arquivos". Uma análise da situação para uma gestão eficiente.

O diagnóstico de Arquivos pode ser definido basicamente como a análise da situação dos arquivos em relação ao tratamento de sua informação orgânica. 

        

No artigo “Gestão Integrada da Informação Arquivística: O Diagnóstico de Arquivos” Julce May Cornelsen e Victor José Nelli defendem a ideia da necessidade da realização de um diagnóstico de arquivos, para que uma gestão eficiente das informações seja implementada em uma empresa ou instituição.

O diagnóstico é uma condição essencial para a gestão documental/informacional, na medida em que, demonstra a situação em que um arquivo se encontra, e as possibilidades de intervenção arquivística. Os autores abordam o contexto informacional contemporâneo e a realidade competitiva do mercado globalizado onde a palavra de ordem é a competitividade.

      

A concorrência desenfreada do mundo dos negócios, e a busca pelo lucro vêm acompanhadas da necessidade da rapidez na tomada de decisões e no acesso à informação. Todo esse panorama competitivo entre empresas requer do arquivista ações que se mostrem eficientes na elaboração de políticas de gestão informacional.

José Maria Jardim e Maria Odila Fonseca chamam atenção para o fato dos arquivos ocuparem ainda uma posição secundária. Mas a Arquivística Integrada Quebequense estaria se articulando para a mudança dessa imagem ao aproveitar o melhor da arquivística tradicional com a do Records Management. 

A conseqüência disso é que a arquivística se insira no fluxo contínuo de documentos, no contexto da administração.[1] Os autores apresentaram e realizaram uma comparação entre as propostas metodológicas de diagnóstico de Evans e Ketelaar, Lopes, Moneda Corrochano, Campos, e Rousseau e Couture. A ideia foi oferecer uma base para o arquivista em seu desafio de tentar melhorar o desempenho dos arquivos públicos e privados.

RAMP (Records Archives Management Program

  

Evans e Ketellar fizeram um estudo de RAMP (Records Archives Management Program)[2] elaborado para órgãos da administração pública. Este originou num diagnóstico feito em forma de questionário dividido em nove grupos. 

O “levantamento da situação” era composto de uma série de campos de informação como, por exemplo: 

• identificação do órgão, 
• atividades do protocolo 
•  instrumentos de pesquisa

O “Manual de Archivística” se apresenta como uma compilação de estudos. Defende um conceito de arquivo integrado à documentação e enfatiza a coleta de dados. Existe também a ideia de que o diagnóstico deve partir de uma visão minimalista para questões mais amplas. 

Um arquivista completo deveria ter conhecimento das teorias da Sociologia, Filosofia, e História, assim como das Tecnologias da Informação e Comunicação – TICs contemporâneas.

     

O objeto da então Arquivologia têm se ampliado com a mudança dos contextos de produção dos documentos, das novas políticas de informação, surgimento de novas tecnologias de informação, e possibilidades de armazenamento de informação. 

Por isso, mais do que nunca se faz necessário, além da capacitação do profissional de arquivo o desenvolvimento de projetos interdisciplinares. Já autores como ROUSSEAU e COUTURE, focam na racionalização dos métodos, padronização de rotinas, trabalho, no eficaz acesso à informação. 

Criaram um Programa para auxiliar o arquivista no diagnóstico dos arquivos, fazendo uso de um modelo de entrevista que irá gerar um sistema integrado de gestão da informação orgânica. Da mesma forma que não existe um único modelo de instituição arquivística, seria passível de erro acreditar que exista um tipo ideal de diagnóstico. 

Criação de um modelo é responsabilidade do arquivista

Julce Mary Cornelsen e Victor José Nelli concluem que é responsabilidade do arquivista a escolha e “criação” de um modelo que possa fazer frente às expectativas e objetivos do seu cliente.

Portanto, o diagnóstico é uma análise da situação do arquivo que serve para determinar o caráter peculiar de um problema arquivístico, tanto nos fatores humanos, como materiais e/ou técnicos. 

Vários autores defendem a necessidade da realização de um diagnóstico de arquivos, para que uma gestão eficiente das informações seja implementada em uma instituição; mas isso depende de alguns fatores:

• do seu contexto;
• da sua missão;
• dos metros lineares dos documentos;
• do levantamento da produção documental (gêneros, tipologia e assuntos documentais);
• a sua infraestrutura financeira, de pessoal e de recursos quanto às Tecnologias da Informação e Comunicação; 
• além das relações interdisciplinares com outras áreas do conhecimento, a fim de possa atingir à boa consecução dos seus objetivos.

 

Referências:

CORNELSEN, Julce Mary; NELLI, Victor Jose. Gestão Integrada da Informacão arquivística: o diagnóstico de arquivos. Arquivística.net, Rio de Janeiro, v. 2, n. 2, ago./dez. 2006.

JARDIM, J.M.; FONSECA, M. O. As relações entre a Arquivística e a Ciência da Informação. 

ROUSSEAU, Jean Ives; COUTURE, Carol. O lugar da Arquivística na gestão da informação. IN: Os fundamentos da disciplina arquivística. Lisboa: Publicações Dom Quixote, 1998

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[1]
                        [1] De acordo com José Maria Jardim e Maria Odila Fonseca a Arquivística se aproximou da Administração (na segunda metade do século XX) com o objetivo de buscar economia e eficácia na produção, utilização, conservação e destinação dos documentos.

[2]
                        [2] RAMP é um programa de gestão de documentos da década de 1970 que teve em sua composição uma série de publicações da UNESCO (Organização das Nações Unidas para a Educação, Ciência e Cultura) em conjunto com a CIA (Conselho Internacional de Arquivos).