Auditoria arquivística e Gestão das Instituições Arquivísticas

A informação é uma ferramenta fundamental para o controle das atividades de qualquer instituição. Portanto, a organização da documentação produzida torna-se uma necessidade. 

A partir da gestão de sua documentação, a instituição vai conseguir controlar mais eficientemente os seus documentos e oferecer um melhor atendimento para seus funcionários e demais usuários.

Dos conceitos apresentados para o significado de Auditoria, o mais abrangente é o que se trata de um exame sistemático das atividades desenvolvidas em determinada empresa ou setor cujo objetivo é averiguar se tudo ocorre em concordância com as disposições planejadas e se são eficazes e adequadas.

Auditoria também pode se apresentar como uma revisão das demonstrações financeiras, dos registros e operações de uma entidade. Ela identifica deficiências e recomenda melhorias podendo ser dividida inclusive em auditoria interna e externa.

Uma auditoria externa pode ter várias ramificações como a auditoria de sistemas, de qualidade, recursos humanos, jurídica e contábil. A área de saúde também apresenta seus tipos como, por exemplo: auditoria de enfermagem, hospitalar, ambiental.

A realização de uma auditoria possibilita como vantagens: maior correção dos registros, contribui significativamente para obtenção de melhores informações sobre a real situação e indica possíveis falhas na organização administrativa.

Auditoria Arquivística

Com seu estudo sobre Auditoria, Rocio Alicia Hernández Sánchez e Lizbeth Perea Valdes tiveram a intenção de conscientizar os futuros arquivistas para uma reflexão acerca da importância da referida Auditoria Arquivística. Porque além de descrever as deficiências e solucionar problemas, ela leva à qualidade interna.

A obra La auditoria arquivística como herramienta para evaluar y mejorar los processos técnicos del archivo histórico del distrito federal expôs um caso prático cujo objetivo foi o de aplicar a Auditoria Arquivística no Arquivo Histórico do Distrito Federal (AHDF) no México. 

Os autores afirmaram que não ocorreram obstáculos para a elaboração do trabalho e que todas as pessoas entrevistadas se mostraram amáveis e acessíveis. De acordo com os autores a auditoria arquivística serviria para comprovar a capacidade em todos os níveis, na medida em que, trata-se de um serviço especializado que aponta os perigos em potencial como também ressalta as oportunidades de melhoramento. 

Sua realização evita desperdícios, possibilita a eficácia do controle e o direcionamento de políticas e objetivos. Ou seja, responde se o Arquivo está operando com seus recursos técnicos.

Ao que parece o AHDF apresentava uma série de problemas como a falta de uma organização adequada e um organograma com discrepâncias entre a estrutura e suas funções. O tema da auditoria foi escolhido por ser uma ferramenta que auxilia a detectar deficiências e fornecer soluções. Essa era a hipótese do trabalho. No entanto, os autores ressaltam que é um campo que não tem sido muito explorado.

Método dedutivo: Questionário

Aplicaram um método dedutivo (que consistiu na realização de um questionário) partindo do geral para o particular, analisando a estrutura orgânica, os regulamentos e processos técnicos.

E tomaram por base o conceito de Alfredo Adam do Instituto Mexicano de Contadores Públicos (IMCP) que afirma que a auditoria pode ser conceituada em termos gerais, como uma revisão de supervisão sistemática de uma atividade ou grupo de atividades.

Portanto, entende-se que a realização de uma auditoria não se restringe à uma profissão ou área de conhecimento especial. É sim necessário que se façam as adequações correspondentes e se determinem os campos específicos de influência para que se identifiquem as atividades de auditoria arquivística.

     Os objetivos são:

·    Controle

·    Organização

·    Qualidade

·    Aprendizagem

A auditoria é um sólido instrumento de suporte ao processo de gestão informacional da organização e seu alcance vai desde processos administrativos, sistemas de comunicação e informação até dados como número de empregados e serviços.  

Implementação de auditorias

Pode ser implementada em organizações públicas e privadas, sendo que na pública, em função da figura jurídica, atribuições, nível de autoridade, relação de coordenação, sistemas de trabalho. E no setor privado em função também da figura jurídica e do tipo de estrutura, relação comercial das empresas.

A Auditoria Arquivística e o Diagnóstico de Arquivos

 É muito importante evitar a confusão que pode ser feita entre uma auditoria e um diagnóstico de arquivo. Pois são métodos diferentes e complementares. O Diagnóstico é um instrumento em que a Auditoria se apoia.

·   Diagnóstico

 O diagnóstico é uma análise da situação do arquivo que serve para determinar o caráter peculiar de um problema arquivístico tanto nos fatores humanos como materiais e/ou técnicos. 

Vários autores defendem a necessidade da realização de um diagnóstico de arquivos para que uma gestão eficiente das informações seja implementada em uma instituição.

O diagnóstico é uma condição essencial para a gestão documental/informacional, na medida em que, demonstra a situação em que um arquivo se encontra e as possibilidades de intervenção. Suas fases englobam o planejamento, o desenvolvimento e a aplicação.

·   Auditoria

A auditoria consiste em planejar, controlar, supervisionar e avaliar sistematicamente cada um dos recursos que atuam na composição do arquivo visando alcançar os objetivos na aplicação de um padrão de qualidade. 

Nela, os resultados expressos no diagnóstico são avaliados, são detectados erros e investigados as causas e efeitos na administração. São feitas análises, avaliações, recomendações, assessorias e soluções são propostas.

Então, para os autores o diagnóstico trata-se de uma simples ferramenta^[1] enquanto a auditoria é um processo reconhecido pela ISO 9001^[2]. Ambas metodologias são novos meios para se trabalhar nos arquivos que passam por crescimento constante. O auditor tem no diagnóstico o seu principal instrumento de trabalho.

O Arquivista e o Auditor

Os autores procuram responder e diferenciar a figura do arquivista do auditor de arquivos. O auditor é a pessoa das instâncias de controle livre com autonomia para fazer revisões, seleções, aplicar técnicas e procedimentos de auditoria, como também emitir suas conclusões, opiniões e recomendações. 

Deve ser competente no acúmulo de evidências quantitativas e qualitativas. Um arquivista, porém, pode estar qualificado para realizar uma auditoria. O estudo de Sánchez e Valdes preocupa-se em focar em questões como ética do profissional de arquivo ressaltando a necessidade do mesmo em proteger a autenticidade dos documentos, promover o acesso e documentar e justificar suas ações. 

Reiteram a importância do nível de formação, qualidades profissionais e pessoais tanto do arquivista como do auditor.

As funções de um arquivista é a de preservar e conservar arquivos, administrar e garantir o acesso de toda e qualquer informação. É um profissional que contempla atividades administrativas e tem como uma das grandes responsabilidades o controle do fluxo informacional dentro das empresas ou instituições que atua.

Procedimentos da Auditoria Arquivística

De acordo com Benjamín Rolando Téllez seriam sete os procedimentos que contemplam uma auditoria arquivística:

1.   Revisão

2.   Comparação

3.   Procedência

4.   Investigação

5.   Análise

6.   Exame

7.   Verificação

A auditoria arquivística visa garantir a permanente qualidade dos serviços arquivísticos realizados pelos órgãos públicos e demais instituições. O documento de arquivo é orgânico porque se configura em produto de uma organicidade.

Organicidade na Era da informação

E a organicidade é o cerne de um Arquivo. Na chamada Era da Informação esta é considerada uma variável endógena a economia e encontra-se inserida em um contexto administrativo e organizacional.

Uma instituição ou Organismo comanda certo número de funções que se relacionam direta ou indiretamente com sua missão. As funções ligadas diretamente relacionam-se com sua produção de bens e serviços. E são responsáveis pelos objetivos primordiais da instituição. Enquanto que as indiretas acabam por dar apoio às atividades de produção ou distribuição.

Os autores Sousa, Delatorre e Banevicius (em seu artigo apresentado no 9° Congresso de Archivología del Mecosur) enxergam resultados positivos na realização da auditoria e recomendam semelhantes atividades fiscalizadoras nos sistemas de arquivos municipais, estaduais e nacionais. 

Em sua pesquisa elogiaram a recepção calorosa dos profissionais que atuavam nos protocolos e arquivos estaduais, mas é preciso se ter em mente que nem sempre os profissionais entrevistados estarão abertos para o diálogo ou serão totalmente sinceros em suas respostas.

Concorda-se com eles quando estes são coerentes ao ressaltarem que o grande diferencial para a qualidade de uma auditoria é a capacitação técnica da equipe em campos como da arquivologia, legislação e tecnologia da informação.

A realidade da organização e seus recursos materiais e humanos também devem ser levados em consideração e acredita-se que uma liderança incompetente pode acarretar sérios danos aos arquivos. Esse tipo de pesquisa levanta uma série de questões como, por exemplo: 

A quem interessa o cumprimento da legislação arquivística? 

Será que as todas as lideranças responsáveis pelo tratamento e conservação de arquivos encontram-se preocupadas com a construção do conhecimento arquivístico? 

Nos setores públicos governamentais transparência das ações é algo interessante?

 

Bibliografia

CORNELSEN, Julce Mary; NELLI, Victor Jose. Gestão Integrada da Informacão arquivística: o diagnóstico de arquivos. Arquivística.net, Rio de Janeiro, v. 2, n. 2, ago./dez. 2006.

ROUSSEAU, Jean Ives; COUTURE, Carol. O lugar da Arquivística na gestão da informação. IN: Os fundamentos da disciplina arquivística. Lisboa: Publicações Dom Quixote, 1998.

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^[1]  O título do trabalho também se refere à auditoria como uma ferramenta.

^[2]  A ISO 9001 é uma estrutura de qualidade utilizada atualmente por mais de 750 mil organizações em 161 países, e define o padrão não só para sistemas de gestão da qualidade, mas para sistemas de gestão em geral. A ISO 9001 é uma dentre as normas da série de sistemas de gestão da qualidade.