A auditoria é um sólido instrumento de suporte ao processo de gestão informacional da organização e seu alcance vai desde processos administrativos, sistemas de comunicação e informação até dados como número de empregados e serviços. Pode ser implementada em organizações públicas e privadas.
A auditoria consiste em planejar, controlar, supervisionar e avaliar sistematicamente cada um dos recursos que atuam na composição do arquivo visando alcançar os objetivos na aplicação de um padrão de qualidade. Nela, os resultados expressos no diagnóstico são avaliados, são detectados erros e investigados as causas e efeitos na administração.
Os estudiosos Antônio Gouveia de Sousa, Hilda Delatorre e Marcelo Banevicius apresentaram por meio do artigo “Auditoria Arquivística: A experiência do sistema de arquivos do Estado de São Paulo, Brasil” uma comunicação do que eles consideraram um fato inédito para os Arquivos Públicos, que se refere à Auditoria e ao controle do cumprimento das diretrizes e procedimentos de Políticas Públicas de Gestão Documental e Arquivos.
O Arquivo Público do Estado de São Paulo elabora e implementa a política estadual de arquivos e se configura em órgão central do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo.
A princípio promove o desenvolvimento de uma série de ações visando a modernização, eficácia e transparência das ações do governo, assim como a preservação do patrimônio documental e acesso pleno às informações de caráter público.
O Núcleo de Monitoria e Fiscalização foi criado no Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo (DGSAESP) com a função de realizar auditorias arquivísticas.
Dessa forma, as unidades de protocolo e arquivos dos órgãos integrantes do Sistema seriam periodicamente fiscalizados em visitas instrutivas e pedagógicas que dariam as instruções necessárias para a implementação da política de gestão documental.
A auditoria arquivística desenvolvida pelo Núcleo se faria por meio de:
· Fiscalização periódica;
· Avaliação documentada das instalações;
· Práticas operacionais e de manutenção das unidades de protocoloe arquivo;
· Monitoramento da implementação dos programas de gestão e preservação documental;
Metodologia
O diagnóstico dos arquivos é feito anteriormente às visitas, porque é necessário um estudo preliminar da situação administrativa e arquivística das entidades que serão monitoradas.
O Núcleo de Monitoria e Fiscalização sempre organiza o cronograma de visitas do ano seguinte e é importante ressaltar que, essa metodologia foi criada especificamente para áreas de protocolo e arquivo. No entanto, atos lesivos fora dessas unidades podem e devem ser fiscalizados pelo DGSAESP.
Etapas
1. Reunião de apresentação;
2. Visita técnica para aplicação do formulário de Monitoria e Fiscalização;
3. Análise do formulário de Monitoria e Fiscalização;
4. Recomendações Técnicas;
5. Acompanhamento periódico.
Novo prédio do Arquivo Público da cidade de São Paulo
Bonus Tracks:
Arquivo Público do Estado ganha nova sede
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