Diagnóstico de arquivo e Auditoria arquivística

 A informação é uma ferramenta fundamental para o controle das atividades de qualquer instituição.

    

A Auditoria é o exame sistemático das atividades desenvolvidas em determinada empresa ou setor cujo objetivo é averiguar se tudo ocorre com eficiência e em concordância com as disposições planejadas. 

Ela identifica deficiências e recomenda melhorias podendo ser dividida inclusive em auditoria interna e externa. Uma auditoria externa pode ter várias ramificações como a auditoria de sistemas, de qualidade, recursos humanos, jurídica e contábil. 

A realização de uma auditoria possibilita como vantagens: 

• maior correção dos registros, 
• contribui para obtenção de melhores informações sobre a real situação da empresa  
• indica possíveis falhas na organização administrativa.

Rocio Alicia Hernández Sánchez e Lizbeth Perea Valdes tiveram a intenção de conscientizar os futuros arquivistas para uma reflexão acerca da importância da chamada Auditoria Arquivística. 

O trabalho “La auditoria arquivística como herramienta para evaluar y mejorar los processos técnicos del archivo histórico del distrito federal” expôs um caso prático cujo objetivo foi o de aplicar a Auditoria Arquivística no Arquivo Histórico do Distrito Federal (AHDF) no México.

De acordo com os autores, a auditoria arquivística serviria para comprovar a capacidade em todos os níveis, na medida em que, trata-se de um serviço especializado que aponta os perigos em potencial como também ressalta as oportunidades de melhoramento.

Sua realização evita desperdícios, possibilita a eficácia do controle e o direcionamento de políticas e objetivos. Ou seja, responde se o Arquivo está operando com seus recursos técnicos. Os autores informam que o AHDF apresentava uma série de problemas como a falta de uma organização adequada. O tema da auditoria foi escolhido por ser uma ferramenta que auxilia a detectar deficiências e fornecer soluções. 

Aplicaram um método dedutivo (que consistiu na realização de um questionário) partindo do geral para o particular, analisando a estrutura orgânica, os regulamentos e processos técnicos. Os objetivos são: Controle, Organização, Qualidade e Aprendizagem.

A auditoria é um sólido instrumento de suporte ao processo de gestão informacional da organização e pode ser implementada em organizações públicas e privadas. 

Diferenças entre Auditoria e Diagnóstico de arquivo

 

É muito importante evitar a confusão que pode ser feita entre uma auditoria e um diagnóstico de arquivo. Pois são métodos diferentes e complementares. O Diagnóstico é um instrumento em que a Auditoria se apoia.

O diagnóstico é uma análise da situação do arquivo que serve para determinar o caráter peculiar de um problema arquivístico tanto nos fatores humanos como materiais e/ou técnicos. Vários autores defendem a necessidade da realização de um diagnóstico de arquivos para que uma gestão eficiente das informações seja implementada em uma instituição.

O diagnóstico é uma condição essencial para a gestão documental/informacional, na medida em que, demonstra a situação em que um arquivo se encontra e as possibilidades de intervenção. Suas fases englobam o planejamento, o desenvolvimento e a aplicação.

As funções de um arquivista são a de preservar e conservar arquivos, administrar e garantir o acesso de toda e qualquer informação. É um profissional que contempla atividades administrativas e tem como uma das grandes responsabilidades o controle do fluxo informacional dentro das empresas ou instituições que atua.

A auditoria arquivística visa garantir a permanente qualidade dos serviços arquivísticos realizados pelos órgãos públicos e demais instituições. O documento de arquivo é orgânico porque se configura em produto de uma organicidade. E a organicidade é o cerne de um Arquivo.

   

Bibliografia

Rocio Alicia Hernández Sánchez e Lizbeth Perea Valdes La auditoria arquivística como herramienta para evaluar y mejorar los processos técnicos del archivo histórico del distrito federal. Escuela Nacional de Biblioteconomía Y Archivonomía. México, DF, 2006.

CORNELSEN, Julce Mary; NELLI, Victor Jose. Gestão Integrada da Informacão arquivística: o diagnóstico de arquivos. Arquivística.net, Rio de Janeiro, v. 2, n. 2, ago./dez. 2006.

ROUSSEAU, Jean Ives; COUTURE, Carol. O lugar da Arquivística na gestão da informação. IN: Os fundamentos da disciplina arquivística. Lisboa: Publicações Dom Quixote, 1998.